Carnet d'information & Réglement Intérieur
Votre enfant va participer à un de nos séjours Chic Planet’ Colos, vous trouverez ci-dessous quelques conseils et informations afin de vous permettre de préparer au mieux le départ de votre enfant. N’hésitez pas à prendre contact avec Chic Planet’ Colos si un renseignement vous manquait ou pour toute inquiétude sur le déroulement du séjour de votre enfant.
ORGANISATION GENERALE DES SEJOURS
1 - Les hébergements
Tous nos centres de vacances sont sélectionnés avec le plus grand soin. Ils sont choisis pour la qualité de leur prestation et sont déclarés auprès de Jeunesse et Sports. Les enfants sont logés en chambres confortables de 2 à 10 lits au maximum avec rangements et sanitaires en nombre suffisant.
Dans le respect de l’intimité de chacun, les hébergements (chambres et tentes) ainsi que les sanitaires ne sont pas mixtes.
2 - Les activités
Toutes les activités définies dans le programme du séjour sont incluses dans nos tarifs.
En cas de modification de l’activité dominante et indépendamment de notre volonté (conditions météorologiques, prestataires, cas de force majeure, …), Chic Planet’ Colos s’engage à trouver une solution de remplacement en proposant une activité équivalente. Les familles en seront averties.
En dehors des activités dominantes, notre équipe d’animation mettra en place de nombreuses animations en journée et en soirée qui tiendront compte du thème du séjour, du milieu environnant, des envies des jeunes, ainsi que des conditions météorologiques.
Pour certaines activités, des documents spécifiques seront demandés obligatoirement :
Pour les séjours avec activité plongée et rugby : un certificat médical délivré par un médecin du sport est obligatoire ainsi qu’une autorisation parentale.
Pour les séjours avec activités nautiques (sauf séjour natation), munir votre enfant de l’Attestation de réussite du test préalable à la pratique des activités aquatiques et nautiques en centre de vacances. Ce document est à demander auprès d’un Maitre-Nageur-Sauveteur(MNS) après avoir pris RDV dans la piscine municipale de votre choix. Ce document sera complété après 5 épreuves-tests. Il s’agit d’un test « d’aisance aquatique » et en aucun cas d’un test « de performance ». Toutes les explications sont mentionnées sur le document disponible en ligne sur votre espace personnel. Il existe des équivalents :
Attestation « Savoir Nager », délivrée dans le cadre scolaire
Attestation « Sauv’Nage », délivrée dans le cadre fédéral FFN
Attestation « Pass’sport de l’eau », délivrée dans le cadre fédéral FFN
3 - L'encadrement
Chaque séjour est encadré par une équipe d’animation composée d’un directeur, d’un adjoint (pour les séjours de plus de 50 enfants), d’un assistant sanitaire et d’un animateur à raison de 8 à 12 enfants selon la tranche d’âge.
Pour les séjours maternels : 1 animateur pour 6 enfants.
Les activités sportives sont encadrées par des moniteurs diplômés d’Etat ou équivalents.
4 - Les transports & les convocations de séjour
La convocation sera publiée au plus tard 10 jours avant le départ du séjour sur votre espace personnel Chic Planet' Colos.
Les familles doivent impérativement respecter les horaires de rendez-vous indiqués sur les convocations.
Les départs des villes de province ne seront gérés par Chic Planet' Colos uniquement s'il y a un minimum de 5 enfants inscrits au départ de cette ville sur une même date. Pour tout voyage organisé par Chic Planet' Colos, les participants sont accompagnés par un animateur Chic Planet' Colos.
S'il y a moins de 5 enfants inscrits au départ d'une ville sur une même date, Chic Planet' Colos ne pourra assurer le convoyage des enfants. Le service transport contactera les familles individuellement pour trouver une solution de remplacement (dépôt / réception sur le quai / Service Junior&Co SNCF / changement de ville / annulation / ...). Pour les séjours Ados (+ de 14ans), un voyage solo pourra être proposé aux familles (le jeune voyagera seul de sa ville d'inscription jusqu'au point de regroupement). L'organisation et tous les détails seront présentés par Chic Planet' Colos et devront être validés par les représentants légaux.
Au départ, chaque bagage doit comporter une étiquette aux nom et prénom du participant. Un animateur vous remettra des étiquettes bagages logotées Chic Planet' Colos au point de RDV indiqué sur la convocation.
Pour des raisons de logistique, le déjeuner du jour du départ n'est pas compris dans la prestation (sauf ferme pédagogique). Pour tout enfant convoqué avant 14h, un repas froid et un goûter devront être fournis par la famille. Pour tout enfant convoqué à partir de 14h, il devra avoir déjeuné avant son arrivée au lieu de rendez-vous et un goûter devra être fourni par la famille.
Chic Planet' Colos assure la prestation du déjeuner du jour de retour. En cas de retour tardif prévu (après 20 heures), Chic Planet' Colos s'engage à fournir un dîner ou une collation.
Au retour, en cas d’impossibilité de joindre les parents, le mineur sera confié à la responsabilité de l’ordre public.
5 - Les formalités de voyages
Chic Planet’ Colos s'efforce d'apporter le maximum d'informations utiles à ses participants surles formalités administratives et sanitaires à accomplir pour se rendre sur les différents centres et dans les différents pays de séjour.
Pour tous les séjours étrangers (Union Européenne et hors Union Européenne), Chic Planet' Colos invite les familles à se rendre sur les 2 sites suivants afin de prendre connaissance de toutes les spécificités du pays de destination :
Pour les séjours en France, la carte d’identité n’est pas obligatoire sauf pour les voyages en avion.
Pour les séjours à l’Etranger dans l'Union Européenne, il est obligatoire de présenter :
- La carte d’identité ou passeport en cours de validité
- L’autorisation de sortie du territoire (AST) accompagnée de la photocopie de la pièce d’identité du responsable légal signataire de l’AST. Il est nécessaire d’imprimer les 2 documents en version papier, pour simplifier les contrôles aux frontières aéroportuaires. Pensez à faire une copie (scan ou photo) à conserver sur un mail au cas où…
- La Carte Européenne d'Assurance Maladie (délivrée par la CPAM)
Pour les séjours à l’Etranger hors Union Européenne, il est obligatoire de présenter :
- Le passeport en cours de validité. Chic Planet' Colos vous préconise de vérifier la date d'expiration du passeport. Certains pays demande un passeport avec une date d'expiration précise ultérieure à la date de retour en France.
- L’autorisation de sortie du territoire (AST) accompagnée de la photocopie de la pièce d’identité du responsable légal signataire de l’AST. Il est nécessaire de d’imprimer les 2 documents en version papier, pour simplifier les contrôles aux frontières aéroportuaires. Pensez à faire une copie (scan ou photo) à conserver sur un mail au cas où…
- Selon les pays de destination, d'autres documents peuvent être demandés. Chic Planet' Colos communiquera la liste des documents nécessaires à l'approche du séjour.
FRANCE DIPLOMATIE : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/
ARIANE : https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane
6 - Le trousseau & les effets personnels
Avant le départ, chaque participant reçoit un trousseau conseillé pour le séjour choisi. Veillez à le respecter. Le linge doit être marqué au nom/prénom du participant.
Pour les séjours de plus de 7 jours, le linge est lavé une fois par semaine.
Sur les séjours « tout petit », le linge sera lavé autant de fois que nécessaire.
Pour les séjours itinérants et/ou étrangers, le groupe devra gérer le lavage du linge (laverie automatique, lessive à la main, ...)
Nous déconseillons les objets personnels de valeur : bijoux, vêtements de marque, téléphone, consoles et jeux vidéo… En cas d’accident matériel, notre assurance Chic Planet’ Colos ne prendra pas en charge les pertes/casses du matériel, que ce soit avec ou sans tiers. Les équipes de Chic Planet’ Colos contacteront les familles concernées pour faire fonctionner leurs propres responsabilités civiles (cf. : assurances scolaires et extra-scolaires).
7 - La communication
- Un numéro de contact sur le centre sera publié sur le blog avant le début du séjour. Vous pourrez joindre votre enfant sur le centre de vacances à raison de 1 à 2 fois par semaine selon la durée du séjour. Les horaires d'appel seront communiqués sur le blog. L'équipe d'animation reste disponible en dehors de ces horaires uniquement en cas d'urgence.
- Nous déconseillons fortement les téléphones portables pour les enfants de moins de 13 ans. Pour cette tranche d’âge, les téléphones seront récupérés par l’équipe d’animation et accessibles pour les enfants uniquement sur des temps définis par l’encadrement (temps calme, temps des douches …).
- Pour les plus grands, d’autres règles seront appliquées en accord avec l’ensemble du groupe, en fonction du type de séjour, des activités, … pour que chacun profite au maximum de son séjour sans « se couper » du groupe. La règle sera adaptée à la moyenne d’âge du groupe.
- Dans tous les cas, le téléphone portable sera récupéré par l’équipe d’animation au moment du couché, aucun jeune ne gardera son portable la nuit.
- Pendant les séjours et uniquement en cas d’urgence, le siège de Chic Planet' Colos est joignable 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Notre répondeur indique le numéro de téléphone portable de la personne de permanence.
- Pour toutes demandes non urgentes, nous invitons les familles à contacter le siège de ChicPlanet' Colos en privilégiant les mails à colo@chic-planet.fr
8 - Le courrier
Les familles peuvent écrire ou envoyer des colis à leurs enfants pendant le séjour. L'adresse descentres d'hébergement sera communiquée par l'intermédiaire du carnet de voyage disponible sur l'espace personnel Chic Planet' Colos.
Pour les séjours de courte durée (8 jours ou moins), il est souhaitable d'envoyer un courrier en amont du départ du séjour, pour une réception durant le séjour.
Pour les séjours de longue durée (+ de 8 jours), vous pouvez écrire plusieurs fois.
9 - Le blog séjour "privatif"
Dans les différents moyens de communication que nous mettons en place lors de nos séjours, nous avons un blog privatif destiné aux parents pour chaque séjour. Les identifiants de connexion vous seront communiqués dans le carnet de voyage, disponible sur votre compte personnel en ligne. Nos équipes s’engagent à publier des nouvelles du séjour avec des photos, au minimum tous les 2 jours. Sur certains centres en France ou à l’étranger, les connexions internet n’étant pas toujours de très bonnes qualités, il peut manquer de photos (lourdes à charger) et les articles pourraient être publiés avec du retard.
Pour les séjours itinérants en France ou à l'étranger, les délais peuvent être plus longs. Les équipes feront le maximum pour vous donner des nouvelles.
10 - Droit à l'image & Utilisations des photos issues des séjours
Après accord des familles, mentionné sur la fiche d’inscription, les enfants peuvent être amenés à être photographiés ou filmé. Les photos prises lors des activités pourront être utilisées sur les supports de communication papier et numériques (site interne, blog séjour, Instagram, Facebook, chaîne Youtube, page professionnelle LinkedIn, brochures, …) de Chic Planet’ Colos. En aucun cas, ces images ne pourront être vendues. La présente autorisation est consentie à titre gratuit et ne donnera lieu en conséquence à aucune rémunération.
11 - L'argent de poche
Pour les moins de 13 ans : l’argent de poche devra être confié à l’encadrant lors du départ en province dans une enveloppe au nom et prénom du participant et mentionnant la somme remise. Merci de la ranger dans la valise de votre enfant. Elle sera relevée lors de l’inventaire d’arrivée.
Pour les plus de 13 ans : les enfants sont libres de garder leur argent de poche ou de le confieraux animateurs. Attention : tout jeune qui garde avec lui son argent de poche en est responsable.
Adaptez le montant en fonction de l’âge de vos enfants.
La somme restante sera restituée par l’encadrant au retour de l’enfant.
Pour les séjours à la ferme (4-9 ans), il n’y aura pas de sortie shopping pendant la semaine. L’argent de poche n’est donc pas nécessaire.
INFORMATIONS SANITAIRES
12 - Santé - Fiches sanitaires
Lors de l’inscription, la fiche sanitaire de votre enfant doit-être remplie avec soin. Touttraitement en cours doit-être accompagné d’une ordonnance. L’assistant(te) sanitaire veille au bon suivi du traitement. Il n’est pas habilité à délivrer de médicaments sans ordonnance.
Le participant ou son représentant légal sont également tenus de signaler lors de l’inscription tout état médical (allergies, handicap, traitements lourds etc.) nécessitant une attention particulière. Ils doivent IMPERATIVEMENT le mentionner également sur leur espace personnel, rubrique "Informations participants".
Les familles doivent attirer l’attention de Chic Planet’ Colos sur tout besoin particulier concernant leur enfant et susceptible d’affecter le déroulement du voyage ou du séjour.
Enfin, sans la fiche sanitaire de l’enfant et les formalités demandées, l’enfant ne pourra paspartir en séjour.
- 13 - Accueil des enfants ayant des particularités
Dans la mesure du possible, Chic Planet’ Colos essaye d'accepter tous les enfants sur les séjours quelque soit leurs particularités. Chic Planet’ Colos indiquera à la famille si elle peut répondre contractuellement à ce besoin et accueillir l’enfant dans les meilleures conditions.
Chic Planet' Colos pourra être amenée à ne pas pouvoir accepter un enfant en raison d’une pathologie spécifique si les conditions d’organisation du séjour ne permettent pas de répondre à ses besoins spécifiques et à votre obligation de sécurité et de résultat (accessibilité des infrastructures, qualification spécifique du personnel requise pour répondre aux besoins du participant, assistance médicale spécifique non disponible à destination…)..
La responsabilité de son représentant légal sera engagée en cas de dissimulation au regard de Chic Planet' Colos d’un état pathologique sévère ou contre-indiqué pour l’inscription du participant et donc sa participation à un séjour.
Confronté à une telle situation, Chic Planet' Colos, dès la connaissance des faits, pourra refuser le départ ou procéder au rapatriement en cours de séjour aux frais du participant.
14 - Repas & Régimes alimentaires
Les menus proposés sont variés, équilibrés et copieux. Les parents doivent impérativement indiquer lors de l’inscription si leur enfant suit un régime alimentaire particulier (sans porc, sans gluten, sans viande, végétarien, allergies…). Sans cette information en amont, nous ne pourrons pas proposer de repas adaptés. Il ne nous est pas possible de servir de repas casher ou hallal.
Chic Planet’ Colos rappelle que sur certains de ses séjours (campings, étranger, gestion libre, …), elle n’est pas en mesure de garantir tous les régimes alimentaires particuliers. Les animateurs partagent les repas avec les enfants et veillent ainsi à l’équilibre alimentaire de chacun.
15 - Visites médicales & Frais Médicaux Remboursables
Au moindre doute concernant la santé d’un enfant, l’assistant(te) sanitaire fera intervenir un médecin.
Chic Planet’ Colos informera les familles QUAND elle aura des informations précises à leur communiquer ! Par exemple, ce sera APRES la visite chez le médecin (une fois que nous avons le diagnostic !)
Les frais médicaux sont avancés par Chic Planet’ Colos. Au retour du séjour, les familles s’engagent à régler la facture des frais médicaux contre l’envoi des feuilles de soin afin de se faire rembourser par leur assurance maladie et leur mutuelle.
REGLEMENT INTERIEUR & PARTICIPATION A LA VIE COLLECTIVE
16 - Règlement intérieur
16.1 - Généralités
Partir en centre de vacances, c’est faire le choix d’une expérience de vie en collectivité. C’est un moment privilégié de l’épanouissement de l’enfant ou du jeune, car il constitue un espace social différent de la vie quotidienne. Ce document a pour objectif de sensibiliser et d’informer les jeunes et leurs parents des règles de vie sur les séjours de vacances organisés par Chic Planet’ Colos. Ces règles, attitudes et comportements ne peuvent être celles de "la maison" mais doivent, cependant, être les mêmes pour l’ensemble des participants accueillis, quel que soit l’origine sociale ou géographique des jeunes.
Toute vie en collectivité implique des règles de vie qui seront définies avec l’équipe d’encadrement en début de séjour, pour exemple :
Pendant le séjour :
Le participant au séjour devra se conformer aux règles de vie en collectivité.
Le participant doit accepter d'avoir une attitude conforme aux règles élémentaires de bonne conduite qui doivent prévaloir dans tout rapport humain mais aussi de respecter les recommandations de Chic Planet’ Colos, de ses équipes encadrantes ou de ses partenaires, fournisseurs ou sous-traitants par :
Le respect des règles de bonne conduite, des horaires,
La participation aux activités programmées ou proposées,
Le participant devra adopter un comportement non violent et sans discrimination,
La politesse envers les autres,
La non consommation de drogues et/ou alcool etc...,
La bonne conduite envers le personnel d'encadrement et les autres participants,
Le participant devra adopter une tenue vestimentaire correcte,
Le respect de la non mixité dans les chambres.
Dans le cas où le comportement d'un participant serait de nature à troubler le bon déroulement du séjour, ou dans le cas où, il ne respecterait pas les règles élémentaires de bonne conduite et de sécurité, Chic Planet’ Colos se réserve le droit d'en informer ses parents et d’interrompre son séjour.
Tous les comportements répréhensibles (consommations de drogue ou d’alcool, vol, violence verbale ou physique...) peuvent entrainer un renvoi immédiat en liaison avec la famille.
Chic Planet’ Colos décline toute responsabilité en cas de perte ou vol d'objets personnels dans ses séjours de vacances. Nous conseillons aux participants de confier leur argent ou objets de valeur aux responsables de groupes.
Les frais de retour anticipé et l’accompagnement éventuel sont toujours à la charge du participant et/ou de ses parents.
Tout rapatriement décidé par les parents pour tout motif se fera à leur charge, en concertation directe avec l’organisme responsable du séjour et en prévenant éventuellement son Comité Social Économique (CSE).
Décharge de responsabilité : Le séjour terminé, notre mission s’achève dès que les participants sont repris en charge par leurs parents (ou représentant avec une autorisation signée des parents). Nous déclinons toute responsabilité quant aux incidents qui pourraient survenir à posteriori.
16.2 - Spécificités séjours adolescents
- Mixités & Intimités
Dans le respect de la réglementation et de l’intimité de chacun, les hébergements (chambres ettentes) ainsi que les sanitaires ne sont pas mixtes.
- Flirt & Relations sexuelles
Le flirt est une étape de la vie que nous acceptons, dans la mesure ou la relation ne perturbe pas la dynamique du groupe. L’éducation sexuelle reste le domaine réservé des parents. Nous ne pouvons pas avoir une attitude permissive dans ce domaine. Il est important d’avoir un discours clair en expliquant aux jeunes qu’ils ont choisi une formule de vacances en collectivité et que cen ’est pas un lieu qui favorise le "passage à l’acte". Les jeunes auront tout le loisir de se revoir par la suite dans le cadre familial.
- Sorties dites "libres"
Nous organisons des “quartiers libres”, pour les adolescents âgés de plus de 14 ans. Ils sont limités géographiquement et dans le temps et toujours répartis par groupes de 3 ou 4. Ils ont en leur possession le n° de portable du Directeur. Le jeune qui ne respecterait pas ces consignes, serait privé de quartiers libres.
- Tabac
Pour les séjours enfants et préadolescents (- 14 ans révolus) la consommation de cigarettes est strictement interdite à l’intérieur comme à l’extérieur des lieux d’accueil. Pour les adolescents (plus de 14 ans), la cigarette est tolérée en dehors des temps d’activités, de repas, des lieux collectifs (chambre, salle de restaurant, minibus...), des lieux où le feu est interdit. Dans ce cas, l’autorisation de fumer devra être stipulée par les parents. Le souci de l’équipe sera de préserver les jeunes qui ne fument pas et que le séjour ne soit pas l’occasion de la première expérience.
Il sera interdit lors des séjours en Espagne ou en Andorre (ou autre) de rapporter du tabac.
- Consommation d'alcool
Il est exclu que les jeunes consomment de l’alcool sous quelque forme que ce soit dans l’enceinte du centre ou à l’extérieur. Dans le cas contraire, le renvoi serait immédiat.
Il sera interdit lors des séjours en Espagne ou en Andorre (ou autre) de rapporter de l'alcool.
- Produits illicites
L’usage de drogue, sous quelque forme que ce soit, est strictement interdit, conformément à la législation en vigueur. Nous ne tolérons aucune consommation de substances illicites pendantles séjours. Dans le cas contraire, le renvoi serait immédiat.
17 - Laïcité
Chic Planet’ Colos est une entreprise laïque. Elle accueille donc les adhérents sans distinctionde confessions religieuses.
En vertu du projet éducatif de Chic Planet' Colos, la vie de la colonie de vacances est organisée de façon à ce que chacun puisse trouver sa place au sein du groupe.
Cela implique que les particularités culturelles ou religieuses ne seront prises en compte quedans la mesure où elles ne troublent pas la vie du groupe, ne constituent pas des actes de prosélytisme, ne mettent pas en péril la sécurité du participant, ni ne complexifient la tâche des encadrants et du personnel de service.
La liberté d’expression et de manifestation des convictions ne saurait permettre aux participants d’arborer des signes d'appartenance religieuse qui, par leur nature, par les conditions dans lesquelles ils seraient portés individuellement ou collectivement, ou par leur caractère ostentatoire ou revendicatif :
- constitueraient un acte de pression, de provocation, de prosélytisme ou de propagande,
- porteraient atteinte à la dignité ou à la liberté des enfants ou d'autres membres de la communauté éducative,
- compromettraient leur santé ou leur sécurité,
- perturberaient le déroulement des activités,
- enfin troubleraient l'ordre dans l'établissement ou le fonctionnement normal du séjour de vacances.
Sur les séjours de Chic Planet’ Colos, il est impossible, pour des raisons tant de santé que de neutralité religieuse et de cohésion du groupe, d’organiser un jeûne.
Dans le cadre des missions éducatives, les salariés de Chic Planet’ Colos en contact direct et régulier avec des mineurs sont tenus de respecter un principe de neutralité, notamment vestimentaire et comportementale, impliquant l’absence de tout signe religieux visible (port de la croix chrétienne, port du voile, port de la kippa, ...).
18- Principe de neutralité
(Préconisation pour l’ensemble des salariés de Chic Planet’ Colos)
« La manifestation par un salarié de ses convictions politiques, philosophiques ou religieuses ne devra pas porter atteinte au bon fonctionnement de l’entreprise ni aux libertés et droits fondamentaux des autres salariés ou des tiers.
Par ailleurs, dans ses rapports avec les participants et leurs familles, le personnel devra respecter une stricte neutralité et s’abstenir de toute manifestation de ses convictions quelles qu’elles soient (Cass. soc., 22 nov. 2017, n° 13-19.855).
Enfin toute propagande politique, religieuse ou commerciale et tout acte de prosélytisme sont interdits au sein de l’entreprise et/ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.
L’inobservation des règles ci-dessus pourra entraîner le prononcé de sanctions disciplinaires en fonction de la gravité du manquement commis. »
19 -Retours & Réclamations
Qualité de séjour : Il est toujours préférable de nous faire part de vos éventuelles remarques pendant la durée du séjour. Une fois le séjour terminé, difficile de modifier quoi que ce soit.
Lorsqu’une non-conformité est constatée sur place, le participant est tenu de la signaler au contact ci-après dans les meilleurs délais.
Pendant toute la durée des séjours, Chic Planet' Colos met en place une permanence 24h/24 via l'adresse e-mail colo@chic-planet.fr
afin de pouvoir intervenir rapidement. Il est important de signaler immédiatement tout problème ou non-conformité sur place, car le défaut de signalement pourrait avoir un impact sur le montant des éventuels dommages-intérêts ou réductions de prix accordés. En effet, si le signalement avait été effectué sans délai, il aurait pu prévenir ou réduire les dommages subis par le client.
Le voyageur pourra également demander de l’aide auprès du contact ci-dessus en cas de difficulté sur place.
