Règlement Général de Protection des Données

ARTICLE 1 – DÉFINITION

Le Règlement Général sur la Protection des Données concerne le traitement et la circulation des données à caractère personnel, ces informations sur lesquelles les entreprises s’appuient pour proposer des services et des produits.
Il établit des règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et des règles relatives à la libre circulation de ces données.
Il protège les libertés et droits fondamentaux des personnes physiques et en particulier leur droit à la protection des données à caractère personnel.
Les principaux objectifs du RGPD sont d’accroître à la fois la protection des personnes concernées par un traitement de leurs données à caractère personnel et la responsabilisation des acteurs de ce traitement.

L’objectif est également d’harmoniser la norme juridique européenne en matière de protection des données personnelles, afin qu’il n’y ait qu’un seul et même cadre s’appliquant à l’ensemble des États membres.

ARTICLE 2 – NOTION DE DONNÉES PERSONNELLES

Une donnée personnelle est une information qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Il peut s’agir d’un nom, d’une photographie, d’une adresse IP, d’un numéro de téléphone, d’un identifiant de connexion informatique, d’une adresse postale, d’une empreinte, d’un enregistrement vocal, d’un numéro de sécurité sociale, d’une adresse email, etc.
Certaines données sont sensibles, car elles touchent à des informations qui peuvent donner lieu à de la discrimination ou des préjugés : une opinion politique, une sensibilité religieuse, un engagement syndical, une appartenance ethnique, une orientation sexuelle, une situation médicale ou des idées philosophiques sont des données sensibles. Elles ont un cadre particulier, qui interdit toute collecte préalable sans consentement écrit, clair et explicite, et pour des cas précis, validés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés « CNIL » et dont l’intérêt public est avéré.
Dans le cadre de notre activité de séjours concernant des participants mineurs, nous allons également vous demander un certain nombre d’informations confidentielles afin de pouvoir vous représenter lorsque vous ne serez pas présents durant le voyage. Ces informations peuvent être d’ordre médical mais également administratives. C’est pourquoi nous vous demandons notamment une copie de votre attestation de carte vitale afin de pouvoir traiter, si vous nous avez donné votre accord dans le process de réservation, toute relation administrative avec un médecin ou un hôpital. L’activité des séjours et des voyages pour les mineurs dépend également d’une réglementation très stricte qui nous demande notamment de contrôler le bon état de vaccination des participants. Nous vous demanderons donc de le justifier afin que le participant puisse partir sur l’un de nos séjours, nos voyages.
Cette réglementation nous impose aussi de contrôler certain aspect de « savoir-faire » pour certaines activités. Exemple savoir nager pour participer à une activité aquatique type canoë ou stand-up paddle...
Enfin nous devrons notamment, pour les voyages à l’étranger, vous demandez des copies de documents type passeport ou Autorisation de Sortie du territoire (AST).
Nous recueillons également vos informations personnelles lors d’un contact via nos formulaires de contact. (Nom, mail, téléphone). A l’issue de ce contact nous vous créons un compte au sein de notre plateforme. Vous recevrez à ce sujet un email d’information. Dans ce compte vous pourrez gérer vos options de contact via nos newsletters.

ARTICLE 3 – DONNÉES COLLECTÉES AU SEIN DE L’ENTREPRISE

Les informations peuvent être collectées de façons différentes :
Le consentement
La Société Chic Planet Voyages ne collecte aucune donnée personnelle sans recueillir le consentement exprès et donner au préalable des informations concernant notamment le type de données collectées, leurs finalités, le responsable de leur traitement, et les différents droits que les personnes à l’origine des données sont à même d’exercer sur ces dernières.
Des visites du site internet
La Société Chic Planet Voyages peut également être amener à collecter des informations à l’occasion d’échanges diverses, ou auprès de sociétés externes via une application internet ou mobile dynamique et/ou interactive avec les internautes, Salariés ou non de la Société.
Des cookies
Les sites et services de la Société Chic Planet Voyages peuvent émettre des cookies. Ils permettent de reconnaître le terminal concerné à chaque fois que ce terminal accède à un contenu numérique comportant des cookies du même émetteur. Ils permettent aux services de fonctionner efficacement, et de se souvenir des préférences.
Il y a tout de même une possibilité d’effacer les cookies stockés sur le terminal de connexion afin de supprimer définitivement les informations qu’ils contiennent.

ARTICLE 4 – L’OBLIGATION D’INFORMATION ET LE RESPECT DU CONSENTEMENT

La Société Chic Planet Voyages garanti les droits d’accès, de rectification et d’opposition de leurs données qui existaient déjà avant l’application du RGPD.
Elle garantit également le droit à la limitation du traitement, le droit à l’oubli, le droit à la portabilité des données ou le droit à l’effacement des données.
La protection des mineurs de moins de 18 ans est également renforcée. Le consentement du titulaire de l’autorité parentale doit être donné.
À chaque collecte de données, la personne concernée doit être informée du fondement juridique sur lequel le traitement est effectué, de ses droits sur le traitement (limitation, portabilité et recours) et des modalités exactes du traitement de ses données.
Ces informations doivent être visibles et accessibles sur le site internet où les données sont collectées, ou le cas échéant, sur les supports qui permettent la collecte des données (contrats signés, etc...).

ARTICLE 5 – FINALITÉS DES DONNÉES COLLECTÉES

Seules les données nécessaires et pertinentes au regard des finalités poursuivies sont collectées, dans le respect du principe de proportionnalité et ce afin d’améliorer la qualité des produits ou services que la Société Chic Planet Voyages propose.
La Société Chic Planet Voyages ne collectera que les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement. Les données que nous recueillons dans le cadre de l’organisation de nos séjours et voyages sont utilisées pour :
• Pour la réservation de votre voyage.
• Le traitement de votre dossier de voyage et le contrôle des formalités obligatoires avant départ.
• Pour le partage de ces données avec certains prestataires du voyage que ce soit une organisation interne à la société Chic Planet Voyages ou externe.
• Pour vous envoyer d'autres informations relatives à votre réservation de séjour et/ou de Voyage pour que
vous sachiez, par exemple, comment nous contacter en cas de besoin ou pour vous aider à préparer et à profiter au maximum de votre séjour et/ou voyage. Vous pourrez aussi recevoir des informations sur vos réservations de séjour et/ou voyage à venir ou un résumé de vos précédentes réservations.
• Pour des motifs juridiques : dans certains cas, nous pourrions utiliser vos données personnelles pour traiter et résoudre des litiges juridiques, pour des enquêtes réglementaires ou le respect de la législation en vigueur, pour faire appliquer les conditions d'utilisation du service de réservation en ligne de la société Chic Planet Voyages ou pour se conformer aux demandes des autorités. Accessoirement, dans certains cas que nous ne souhaitons et n’aimons pas, le traitement de vos données pourrait être utilisé dans le cadre d’un litige que nous aurions avec vous.
Les données identifiées comme étant obligatoires sont nécessaires afin de pouvoir bénéficier des fonctionnalités correspondantes et plus spécifiquement des opérations sur les contenus proposés au sein de l’entreprise.
Cette politique concerne la Société Chic Planet Voyages et ses sites, les applications, les logiciels et services édités par la Société et/ou utilisant son interface ou ses fonctionnalités.
La société Chic Planet Voyages s'appuie sur des bases légales de traitements nécessaires des données personnelles pour la réalisation d'un contrat, en particulier pour finaliser et gérer votre réservation de séjour et/ou de voyage. Si les données personnelles requises ne sont pas fournies, la société Chic Planet Voyages ne peut pas finaliser la réservation de séjour et/ou de voyage, ni fournir un service à la clientèle. Nous nous appuyons notamment sur le code du tourisme et sur la réglementation d’Accueil Collectif des Mineurs du Ministère de la Cohésion Sociale.

Si vous souhaitez vous opposer aux traitements prévus, et qu'aucun mécanisme de désinscription n'est directement accessible (par exemple, dans les paramètres de votre compte), dans la mesure du possible, veuillez nous contacter via le formulaire de contact de notre DPO : http://chic-planet.fr/module/ukoo_form2/form

ARTICLE 6 – UTILISATION ET PARTAGE DES DONNÉES COLLECTÉES

Les Données collectées par l’entreprise sont traitées pour les besoins d’exécution des opérations sur les contenus du service.
Cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la loi soit :
- La protection des intérêts légitimes de l’entreprise,
- L’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement,
- Le respect d’une obligation légale ou réglementaire,
- La préservation de l’intérêt public, comme la prévention ou la détection d’une fraude ou d’un délit financier.
En aucun cas, les données ne seront traitées d’une manière incompatible avec ces finalités, sauf à recueillir un accord préalable.
L’offre de la société Chic Planet Voyages inclue plusieurs partenaires. Le but premier est de partager les données nécessaires à votre séjour et/ou voyage avec un éventuel prestataire, constituant du voyage qui peut être le service de production de la société Chic Planet Voyages ou un autre prestataire du voyage. Ceci afin de finaliser votre réservation, et réaliser vos séjours et/ou voyages. D'autres tiers destinés à vous fournir nos services peuvent également recevoir une partie de vos données, telles que les institutions financières, les annonceurs, les autorités gouvernementales ou autres autorités. D’une manière générale nous restons votre seul interlocuteur pour la collecte de ses données. Celles que nous transférons sont uniquement liées à la réalisation de votre voyage. Aucune donnée bancaire n’est transmise à nos fournisseurs ou prestataires.
Nous vous informons également que toutes vos données sont traitées en interne. Nous n’externalisons pas le traitement de vos réservations auprès d’un prestataire tiers.

Nous pouvons être susceptibles d’organiser des opérations de promotions avec d’autres opérateurs économiques et donc d’exploiter vos données personnelles de type adresse de résidence. Pour cela nous recueillons durant le process de vente votre accord. Et vous disposez au sein de votre compte client d’un droit de rectification de cet accord. En aucun cas vos informations sensibles ne sont transmises à d’autres tiers que ceux nécessaires au bon déroulement de vos séjours ou voyages.
La transmission de données personnelles telles que décrites dans la présente Charte de Confidentialité peut inclure des transferts de données personnelles à l'étranger vers des pays dont les lois sur la protection des données ne sont pas aussi protectrices que celles des pays de l'Union européenne. Lorsque la législation européenne l'exige, nous ne transférons des données personnelles qu'à des destinataires offrant un niveau de protection des données adéquat. Dans ces situations, le cas échéant, nous prenons dans la mesure du possible des dispositions pour garantir que vos données personnelles sont toujours protégées conformément aux normes européennes.

Vous pouvez à tout moment demander à consulter vos données personnelles que nous conservons. Si vous souhaitez les examiner, veuillez envoyer un e-mail via notre formulaire de contact dédié : https://colos.chic-planet.fr/module/ukoo_form2/form.

• Vous pouvez nous demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet
• Vous pouvez nous informer de tous les changements relatifs à vos données personnelles, ou nous demander de modifier toute donnée personnelle que nous possédons à votre sujet, bien que vous puissiez effectuer vous-même ces modifications,
• Dans certaines situations, vous pouvez nous demander d'effacer, de bloquer ou de limiter le traitement de vos données personnelles, ou de vous opposer à certaines de nos méthodes de traitement de vos données personnelles,
• Dans certaines situations, vous pouvez également nous demander d'envoyer à un tiers les données personnelles que vous nous avez transmises.

Lorsque nous utilisons vos données personnelles suite à votre accord, vous avez le droit, et ce à tout moment, de le révoquer, conformément à la loi en vigueur. De plus, lors du traitement de vos données personnelles, dans un intérêt légitime ou dans l'intérêt public, vous pouvez refuser à tout moment que nous utilisions vos données personnelles sous réserve de la loi en vigueur.

ARTICLE 7 – SÉCURITÉ DES DONNÉES

Les données personnelles recueillies par la Société Chic Planet Voyages ne sont en aucun cas cédées, louées ou échangées à des tiers, à l’exception des partenaires de la Société Chic Planet Voyages, à moins que cela n’ait été clairement précisé lors de la collecte des données concernées.
Toutefois les données pourront être divulguées en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente ou encore, si cela s’avère nécessaire, aux fins de préserver ses droits et intérêts.
Par ailleurs la Société Chic Planet Voyages pourra, le cas échéant, transmettre des informations si elle acquiert une autre société ou fait l’objet d’un rachat, d’une fusion, d’une absorption, d’un regroupement ou d’une réorganisation de quelque nature que ce soit.
Tout utilisateur ouvrant un compte est invité à créer un identifiant ou pseudo et un mot de passe. Ce mot de passe doit impérativement rester secret et il doit limiter l’accès à son ordinateur ou aux appareils mobiles et se déconnecter à la fin de l’utilisation des services.
Les données personnelles étant confidentielles, la société Chic Planet Voyages limite leur accès aux seuls collaborateurs de la société ou prestataires ayant besoin dans le cadre de l’exécution du traitement.
Afin d'assurer la protection et la confidentialité des données personnelles qui nous sont communiquées, nous utilisons des procédures et des systèmes professionnels adéquats. Nous appliquons également des procédures de sécurité ainsi que des restrictions techniques et physiques pour limiter l'utilisation et l'accès à vos données personnelles présentes sur nos serveurs.
Toutes les personnes ayant accès aux données personnelles sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

SÉCURITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES DES ENFANTS

Les services proposés par la société Chic Planet Voyages sont essentiellement destinés aux mineurs. La réservation de tout service pour un mineur n’est autorisée qu’avec le consentement d'un tuteur légal ou d'un parent. Dans notre process de réservation nous vous demandons d’ailleurs de préciser le détenteur de l’autorité légale sur le participant si ce dernier est mineur. Si nous nous rendons compte que nous traitons les informations d'un mineur sans le consentement valide d'un parent ou d'un tuteur, nous nous réservons le droit de les supprimer.

ARTICLE 8 – DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Les données sont stockées et conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités visées.
Les données personnelles seront ainsi conservées pour la période pendant laquelle les salariés de la Société Chic Planet Voyages utilisent les services support des dites données.
Les données précitées sont supprimées au plus tard 5 ans à compter du dernier contact avec la personne ou les salariés à l’origine des dites données.
Nous conservons donc l’ensemble de vos données :
• Pendant 5 ans après le retour du participant pour tous les contrats souscrits avant le 1er septembre 2018. • Pendant 5 ans après le retour du participant pour tous les contrats souscrits après le 1er septembre 2018. • Pendant 10 ans à compter d’un accident ayant entraîné un préjudice corporel.
• La réglementation nous impose de conserver l’ensemble des données liées aux informations comptables et
fiscales pendant 10 ans.
• Pendant 3 ans depuis notre dernier contact commercial.

A l’issue des périodes définies ci-dessus, une fois par an, en général lors du dernier trimestre de l’année nous procédons à une purge des données prescrites à savoir :
• l’ensemble des documents de « formalités obligatoires ».
• l’ensemble des correspondances par mail
• l’ensemble des informations sur le profil sanitaire du participant.

ARTICLE 9 – LES DROITS CONCERNÉS

La Société Chic Planet Voyages entend respecter l’intégralité des droits à l’égard du traitement de données Personnelles vis-à-vis de tous les salariés, permanents, à durée déterminée et saisonniers :
- Le droit d’être informé sur l’utilisation des données personnelles ;
- Le droit d’accéder aux informations personnelles recueillies auprès des Salariés de la Société ;
- Le droit de demander la correction des données personnelles inexactes, incomplètes, équivoques ; périmées
pour les Salariés de la Société ;
- La possibilité d’exiger la transférabilité (droit à la portabilité) des données à un autre fournisseur/utilisateur
de service ;
- Le droit de définir des directives relatives au sort des données personnelles après la mort ;

- Le droit de déposer le cas échéant des plaintes justifiées et dûment motivées auprès de l’autorité nationale
en charge de la protection des données personnelles.

ARTICLE 10 – SANCTION EN CAS DE NON-CONFORMITÉ

En cas de manquement aux obligations imposées par le RGPD, les entreprises concernées peuvent se voir infliger une amende pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial pour les entités les plus importantes. La CNIL pourra émettre des réponses en cas de violation de la réglementation comme des mises en demeure ou des avertissements.

ARTICLE 11 – INFORMATION DU SALARIÉ ET PUBLICITÉ

La présente Charte sera affichée publiquement en annexe du règlement intérieur et elle sera également disponible sur le site internet de la Société Chic Planet Voyages.

ARTICLE 12 – ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA CHARTE

La présente charte est applicable dès la date de sa publication.